Thuisathon 2020 – Timely (Topdesk / Exact Integratie)

In november 2020 was het weer tijd voor de hackathon van Oliver IT, en het zou anders dan anders worden dit jaar omdat we natuurlijk te maken hadden en hebben met Corona en daardoor dus ook niet met elkaar op kantoor konden zijn. Dus deze keer werd de hackathon vanuit huis gedaan. En ondanks dat we elkaar niet op kantoor zagen was de ervaring vrijwel gelijk aan de voorgaande jaren.

Normaal gesproken proberen we echte klantcases te verzinnen, maar omdat door Corona toch alles anders was besloten Allard, Willem en Michiel het ook anders te doen dit jaar. Geen klantcase en ook niet direct met SAP… maar echt een innovatie waar Oliver IT direct baat bij zou hebben en wij als medewerkers beheer zelf nog direct het meeste.

Voor het beheer van de applicaties van onze klanten maken wij gebruik van de tool Topdesk, en van daaruit handelen wij de meldingen en wijzigingsverzoeken van onze klanten af. Daarnaast wordt de urenverantwoording vastgelegd in Exact, waarbij wij binnen Oliver IT een 1 op 1 relatie leggen tussen de melding en een activiteit in Exact.

Tot op heden was er nog geen direct koppeling tussen deze 2 systemen, dus de activiteiten moesten handmatig worden aangemaakt, wat vrijwel altijd dezelfde handeling met zich meebracht.

• Melding wordt aangemaakt in Topdesk
• Urencode met budget wordt aangevraagd vanuit Topdesk via mail door beheerder
• Administratieve medewerker ontvangt en leest de mail
• Administratie medewerker opent Exact en maakt de activiteit aan
• Administratie medewerker mail Topdesk medewerker dat deze is aangemaakt aan de beheerder
• Beheerder kan uren schrijven en verdere afhandeling doen van de melding.

Tijdens deze analyse zien we dat we stap 2 t/m 5 volledig kunnen automatiseren. En dat zou zomaar eens 15 minuten per binnenkomende melding kunnen besparen. Bovendien kan dit ook schelen in de licentiekosten, doordat minder medewerkers activities hoeven aan te maken.

Aangezien Exact dit jaar een nieuwe API versie had, waardoor er ook activities kunnen worden aangemaakt hebben Allard, Willem en Michiel daarom gekeken of het mogelijk was om de urencode direct aan te kunnen maken vanuit Topdesk.

Dit bleek mogelijk te zijn, met behulp van Oliver Elements. Zij hebben een service kunnen maken binnen Oliver Elements welke vanuit Topdesk direct kan worden aangeroepen. Op basis van de klant en het object welke zijn geselecteerd in Topdesk haalt de service van Oliver Elements de nodige input gegevens op uit Exact, zet deze gegevens klaar als input voor het aanmaken van de activiteit en roept vervolgens de API van Exact aan.

Vanuit Topdesk kan de trigger dan zodanig worden ingesteld dat op het moment dat er een nieuwe kaart wordt aangemaakt, en de gegevens compleet zijn, de webservice in Oliver Elements automatisch wordt aangeroepen. Op het moment dat het goed gaat wordt de code automatisch aangemaakt. Mocht er onverhoopt iets misgaan, zal er een mail worden gestuurd dat de Exact code toch nog niet is aangemaakt. Daarna kan via een menu-item in Topdesk alsnog de Exact code handmatig worden getriggerd.

Deze webservice hebben Allard Willem en Michiel binnen 24 uur weten te realiseren en deze wordt momenteel ook actief gebruikt. Hierdoor hebben we alleen al in de maand november 2020 op 28 meldingen 7 uur kunnen besparen.

We zien nu ook in dat deze oplossing voor meerdere bedrijven een goede oplossing is en dat deze besparing ook mogelijk is bij andere systemen dan Topdesk en/of Exact.

Indien er 2 systemen zijn (wel of niet in de cloud) kunnen wij deze direct met elkaar laten communiceren en dit zonder extra user interfaces te bouwen, en kunnen wij dit simpelweg met dezelfde systemen naadloos integreren.

Denkt u na het lezen: "wauw daar zou ik meer over willen weten!" Neem dan contact met ons op en we gaan graag met u in gesprek hierover.

Al met al weer een gave ervaring, waar wij zelf ook direct plezier van hebben gekregen; aldus Allard, Willem en Michiel!