Schaduw-IT

Als organisatie investeer je in slimme applicaties, om zo je bedrijfsprocessen te optimaliseren. Maar zeg eens eerlijk: gebruiken je medewerkers deze applicaties echt zoals ze bedoeld zijn? Of werken ze er vooral omheen en gebruiken ze hun eigen ‘schaduw-IT’, waardoor je processen nog altijd foutgevoelig en ondoorzichtig zijn?]

Bedrijfsapplicaties worden steeds slimmer. Handmatig en foutgevoelig werk verdwijnt en maakt plaats voor geautomatiseerde processen. Of althans: zo moet het werken. Je software is er vaak slim genoeg voor. Maar wordt het wel optimaal gebruikt? Of werken je medewerkers eigenlijk om de applicatie heen?

Stel: je medewerker draait vanuit je ERP-systeem een bestelrapport uit. Te vaak wordt dan handmatig, met de hulp van Excel, de daadwerkelijke bestelling gemaakt en uitgevoerd. Terwijl dit eigenlijk bij het proces hoort dat je applicatie in zijn geheel kan uitvoeren. Als een medewerker om de applicatie heen werkt, benut hij of zij deze niet optimaal. Dat kan verschillende redenen hebben. Ten eerste kan het liggen aan training of begeleiding. Misschien weet je medewerker niet wat er allemaal mogelijk is, simpelweg omdat het diegene niet verteld is.

Een andere optie is dat deze functionaliteiten wel bekend zijn, maar dat collega’s toch liever vasthouden aan de vertrouwde manier van werken. Zelfgemaakte tools en documenten van medewerkers vormen de zogenaamd ‘schaduw-IT’: een landschap van applicaties en databronnen waar de IT-organisatie geen weet van heeft en waar andere medewerkers geen inzicht in hebben. En zo lang medewerkers hun eigen systeempje kúnnen gebruiken, doen ze dat. Wat ook vaak voorkomt, is dat medewerkers hun eigen schaduw-IT blijven gebruiken omdat de dure applicatie simpelweg niet goed werkt. Of als de bedrijfsapplicatie niet goed aansluit bij portals van partners. In plaats van aan de bel te trekken hierover, kiezen ze ervoor om eromheen te werken. Dit is niet alleen inefficiënt, maar ook nog eens onveilig.

Als organisatie is het belangrijk om te weten of je applicatie daadwerkelijk voor het hele proces, dus van A tot Z, door iedereen optimaal gebruikt worden. Als ergens daartussen een handmatige workaround zit, dus een handeling van een medewerker buiten de applicatie om, neemt de kans op fouten toe en gaat het ten koste van de transparantie van je proces. Maar hoe weet je als organisatie of medewerkers gebruikmaken van eigen workarounds? En of je dure applicatie het bedrijfsproces daadwerkelijk optimaliseert? NEXT kan jouw organisatie hierbij helpen.

NEXT maakt overzichten van processen met de ondersteunende IT-systemen. Input en verbeterpunten die vanuit de organisatie naar boven komen, worden verzameld en gestructureerd. Deze ‘foto’ van je organisatie vormt, samen met je missie en visie, het startpunt. Op basis van dat startpunt worden een IT-doelarchitectuur en roadmap voor het verbeteren van processen en de ondersteunende IT gemaakt. We implementeren je digitale agenda en zetten samen de stap naar optimalisatie van je bedrijfsprocessen.